Jak zatrudnić pracownika ?

 

I.          Oferta pracy
II.         Dokumenty wymagane od kandydata do zatrudnienia
III.        Dokumenty wymagane od zatrudnionego pracownika
IV.        Badanie lekarskie wstępne
V.         Szkolenie BHP wstępne
VI.        Umowa o pracę
VII.       Informacja o warunkach zatrudnienia
VIII.      Pozostałe obowiązki informacyjne wobec pracownika
IX.        Założenie akt osobowych
X.         Zgłoszenie pracownika do ZUS
XI.        Obowiązki podatkowe
 


 I.        Oferta pracy
 
Obecnie jest wiele stron internetowych, na których można umieścić ofertę pracy, istnieją nawet strony, na których ofertę można umieścić bezpłatnie.
Przy formułowaniu oferty pracy należy pamiętać o zakazie dyskryminacji
w zatrudnieniu wynikającym z kodeksu pracy (art. 113 KP).
 

pobierz wzór oferty pracy (załącznik nr 1)

 


 II.        Dokumenty wymagane od kandydata do zatrudnienia
 
1.    Dane, których może żądać pracodawca:
Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1)    imię (imiona) i nazwisko,
2)    imiona rodziców,
3)    datę urodzenia,
4)    miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5)    wykształcenie,
6)    przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
 
2.    Dokumenty, których może żądać pracodawca:
Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:
1)    wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się
o zatrudnienie,
2)    świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się
o zatrudnienie,
3)    dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane
do wykonywania oferowanej pracy,
4)    świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się
o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
5)    orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy
na określonym stanowisku,
6)    innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika
z odrębnych przepisów,
7)    osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę
do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.


pobierz formularz kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (załącznik nr 2)

 


 III.        Dokumenty wymagane od zatrudnionego pracownika
 
Pracodawca ma prawo żądać od pracownika:
1)    innych danych osobowych pracownika niż wymienione pkt II, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika
ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
2)    numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
3)    pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w pkt 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów
4)    udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą.
 
Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania ww. danych osobowych.
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.


pobierz formularz kwestionariusza osobowego dla pracownika (załącznik nr 3)

 


 IV.        Badanie lekarskie wstępne
 
1.    Skierowanie na badania
Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy
na określonym stanowisku. Dlatego też przed zatrudnieniem pracownika musi skierować go na wstępne badania lekarskie. Badaniom wstępnym nie podlegają jednak osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Pracodawca wypełnia skierowanie na badania.


pobierz wzór skierowania na badania lekarskie (załącznik nr 4)


2.    Faktura za badania
Jeżeli pracodawca nie ma podpisanej umowy z Medycyną Pracy, pracownik musi zabrać fakturę za przeprowadzone badania, gdyż to pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów badań lekarskich.
3.    Zaświadczenie lekarskie
Zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku przechowuje się w części A akt osobowych, kolejne zaświadczenia lekarskie wystawiane w trakcie zatrudnienia (badania okresowe, badania kontrolne, badania przy zmianie stanowiska) przechowuje się w części B akt osobowych (informacje o aktach osobowych zawiera pkt IX).
  


 V.        Szkolenie BHP wstępne
 
Szkolenie może być organizowane i prowadzone przez pracodawców lub, na ich zlecenie, przez jednostki organizacyjne prowadzące działalność szkoleniową
w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca, który sam wykonuje zadania służby bhp musi posiadać ukończone szkolenie dla pracodawców
w dziedzinie bhp. Szkolenie osób będących pracodawcami, pracowników służby bhp oraz instruktorów i wykładowców tematyki bezpieczeństwa i higieny pracy prowadzą jednostki organizacyjne prowadzące działalność szkoleniową
w dziedzinie bhp.
Wstępne szkolenie bhp składa się z instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego.


1.    Instruktaż ogólny - przeprowadza się przed dopuszczeniem pracownika
do wykonywania pracy. Instruktaż ogólny powinien zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z podstawowymi przepisami bezpieczeństwa
i higieny pracy zawartymi w Kodeksie pracy, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązującymi w danym zakładzie pracy, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku.  Instruktaż ogólny prowadzi pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy, osoba wykonująca
u pracodawcy zadania tej służby albo pracodawca, który sam wykonuje takie zadania, lub pracownik wyznaczony przez pracodawcę posiadający zasób wiedzy i umiejętności zapewniający właściwą realizację programu instruktażu, mający aktualne zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia
w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.


2.    Instruktaż stanowiskowy - przeprowadza się przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Instruktaż stanowiskowy powinien zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się
z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach pracy
i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki, oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach.  Instruktaż stanowiskowy przeprowadza wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami lub pracodawca, jeżeli osoby te posiadają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz są przeszkolone w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego. Instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności z zakresu wykonywania pracy zgodnie z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, stanowiącym podstawę dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy
na określonym stanowisku.
Odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana
w części B akt osobowych pracownika.
 
pobierz wzór karty szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP (załącznik nr 5)

Pracodawca organizujący i prowadzący szkolenie oraz jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy prowadzą dokumentację w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów przebiegu egzaminów i rejestru wydanych zaświadczeń.
 
pobierz wzór protokołu z przebiegu egzaminu w zakresie BHP (załącznik nr 6)

 


 VI.        Umowa o pracę


Podstawowe informacje związane z umową o pracę
a)    przy nawiązaniu stosunku pracy pracodawca zobowiązany jest zawrzeć
z pracownikiem umowę o pracę. Należy pamiętać, że umowa zlecenia
i umowa o dzieło są umowami cywilnoprawnymi i nie można nimi zastąpić umowy o pracę, jeżeli między stronami dochodzi do nawiązania stosunku pracy, czyli wówczas, gdy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca zobowiązuje się do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Niezależnie od tego, jak umowa będzie nazwana, jeżeli forma zatrudnienia spełnia powyższe przesłanki będzie to zatrudnienie na podstawie stosunku pracy.
b)    rodzaje umów o pracę
–     umowa na okres próby
–     umowa na czas określony
–     umowa na czas nieokreślony
–     umowa na czas wykonywania określonej pracy
–     umowa na zastępstwo
–     umowa w celu nauki zawodu oraz w celu przyuczenia do wykonywania określonej pracy.
c)    forma i treść umowy o pracę
Umowa powinna być zawarta na piśmie, jeżeli jednak nie została zachowana forma pisemna, pracodawca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Pamiętać należy, że brak pisemnej formy umowy nie oznacza, że umowa o pracę nie została zawarta. Ponadto nie potwierdzenie na piśmie zawartej
z pracownikiem umowy o pracę jest sankcjonowane karą grzywny od 1000 do 30000 zł.
Obligatoryjne elementy umowy o pracę:
–     strony umowy
–     rodzaj umowy
–     data zawarcia umowy
–     rodzaj pracy
–     miejsce wykonywania pracy
–     wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy,
ze wskazaniem składników wynagrodzenia
–     wymiar czasu pracy
–     termin rozpoczęcia pracy.


Umowę sporządza się w dwóch egzemplarzach, obydwa egzemplarze muszą być podpisane przez obie strony umowy, jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, drugi umieszcza się w części B akt osobowych pracownika.
 
przejdź do generatorów umów o pracę

pobierz wzory umów o pracę (załączniki od nr 7 do nr 12)

 


 VII.        Informacja o warunkach zatrudnienia
 
Pracodawca ma obowiązek przekazania pracownikowi na piśmie nie później niż
w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę informacji o:
–     obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
–      częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
–     wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
–     obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy
o pracę,
–     układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,
–     a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Jeżeli pracodawca ma obowiązek ustalenia regulaminu pracy, warto w tej informacji umieścić również zapis o obowiązującym u pracodawcy regulaminie pracy oraz, że pracownik zapoznał się z jego treścią.
Potwierdzoną podpisem pracownika informację umieszcza się w części B akt osobowych.
 
przejdź do generatora informacji o warunkach zatrudnienia - polska wersja językowa

przejdź do generatora informacji o warunkach zatrudnienia - polska & angieska wersja językowa

pobierz wzory informacji o warunkach zatrudnienia (załącznik nr 13 i 14)


  


 VIII.        Pozostałe obowiązki informacyjne wobec pracownika
 
Pracodawca ma wiele obowiązków informacyjnych wobec pracownika. 
Obowiązek zapoznania pracownika z przepisami i zasadami bezpieczeństwa
i higieny pracy oraz ryzykiem zawodowym zostaje spełniony przez przeprowadzenie szkolenia wstępnego w zakresie bhp oraz potwierdzenie tego faktu w karcie szkolenia wstępnego, opisanego w pkt V.
Obowiązek poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia zostaje spełniony przez przekazanie pracownikowi informacji opisanej w pkt VII.
Ponadto pracownikowi przedkłada się na piśmie do potwierdzenia zapoznania się następujące dokumenty lub informacje:
Regulamin pracy jeżeli obowiązuje u pracodawcy. Warto zapis
o obowiązującym regulaminie pracy i zapoznaniu się przez pracownika z jego treścią umieścić w informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa
w pkt VII.
Obwieszczenie o systemach i rozkładach czasu pracy oraz przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy przyjętych u pracodawcy, który nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Zakres informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy.
Ponadto:
Pracodawca zobowiązany jest udostępnić pracownikom teks przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnić pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Pracodawca przekazuje pracownikowi, rozkład czasu pracy tego pracownika sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej na okres rozliczeniowy (może być na okres krótszy, ale musi obejmować co najmniej 1 miesiąc).
W kolejnych miesiącach pracy pracownika, rozkład czasu pracy pracodawca przekazuje, co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie rozliczeniowym.
  


 IX.        Założenie akt osobowych
 
1.    Akta osobowe
Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Akta osobowe składają się z trzech części:
–     w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się
o zatrudnienie,
–     w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
–     w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
 
wykaz dokumentów w poszczególnych częściach akt
pobierz wzór wykazu do akt osobowych (załącznik nr 15)
pobierz przykładowy wykaz dokumentów zawartych w aktach osobowych (załącznik nr 16)



2.    Obowiązki związane z prowadzeniem akt osobowych
Akta osobowe pracodawca zobowiązany jest przechowywać w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, przez okres zatrudnienia pracownika oraz 50 lat po ustaniu zatrudnienia.
  


 X.        Zgłoszenie pracownika do ZUS
 
Pracodawca zobowiązany jest zgłosić pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminie do 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia,
tj. od daty zatrudnienia. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA, obejmuje ono:
–     ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),
–     ubezpieczenie zdrowotne,
–     Fundusz Pracy,
–     Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Pracodawca opłaca składki oraz wypełnia i składa comiesięczną deklarację ZUS DRA do 15 dnia następnego miesiąca.
 


 XI.        Obowiązki podatkowe
 
Pracodawca zobowiązany jest do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy oraz do wpłaty tych kwot na rachunek urzędu skarbowego w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

FUNDUSZE EUROPEJSKIE – DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI
INWESTUJEMY W WASZĄ PRZYSZŁOŚĆ

2013 © e-Kreator. All rights reserved.